Comunicazioni obbligatorie

Ultima modifica 3 maggio 2021

Il giorno 11 Gennaio 2008 è entrato in vigore il Decreto Interministeriale del 30 ottobre 2007 che ha introdotto il sistema delle comunicazioni obbligatorie unificate e l’obbligo esclusivo della trasmissione on line a decorrere dal’ 1 marzo 2008.

Regione Lombardia/Provincia di Pavia mettono a disposizione l’applicativo informatico (Sintesi – Siul Cob (da maggio 2021)) per la gestione e l’invio on-line delle Comunicazioni Obbligatorie di instaurazione, proroga, trasformazione, cessazione dei un rapporti di lavoro, secondo i modelli unificati definiti dal Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali, da parte di tutti i soggetti obbligati e abilitati.

 

Attraverso un’unica comunicazione telematica è possibile adempiere agli obblighi di comunicazione previsti nei confronti:

  • del Ministero del Lavoro;

  • INAIL (assolvimento dell’obbligo Denuncia - DNA);

  • INPS (o altre forme previdenziali sostitutive o esclusive)

  • Ulteriori soggetti di competenza (DPL, prefetture - UTG Ufficio Territoriale Governativo se extracomunitari)

 

Chi deve inviare le comunicazioni?

I soggetti obbligati a presentare le comunicazioni obbligatorie sono:

  • datori di lavoro privati

  • pubbliche amministrazioni;

  • enti pubblici economici;

  • agenzie di somministrazione.

Tutti i datori di lavoro possono adempiere all'obbligo di comunicazione anche tramite consulenti autorizzati (cd. soggetti abilitati).

I soggetti abilitati a presentare le comunicazioni obbligatorie sono tutti i soggetti obbligati direttamente, nonché gli organismi che ai sensi della normativa vigente possono effettuare le comunicazioni obbligatorie in loro nome e per conto, ovvero i soggetti terzi abilitati che sono stati preventivamente delegati; quindi, oltre ai soggetti obbligati precedentemente elencati, si inseriscono nel quadro normativo:

  • consulenti del lavoro;

  • avvocati e procuratori legali;

  • dottori commercialisti;

  • ragionieri;

  • periti commerciali;

  • associazioni di categoria;

  • associazioni di categoria dei datori di lavoro agricoli;

  • soggetti autorizzati all'attività di intermediazione;

  • promotori di tirocini consorzi e gruppi di imprese;

  • servizi competenti che inseriscono d'ufficio la comunicazione;

 

Tutti i soggetti, obbligati e abilitati, per accedere al servizio e inviare la comunicazione devono necessariamente accreditarsi secondo le modalità indicate da ciascuna Regione o Provincia Autonoma dove è ubicata la sede di lavoro (le agenzie di somministrazione fanno riferimento all’ubicazione delle sedi operative).
I moduli per la comunicazione, invece, sono standard su tutto il territorio nazionale: i dati standardizzati dal Ministero vengono scambiati tramite un sistema di trasmissione denominato interoperabilità.
I datori di lavoro di personale domestico (colf e badanti, legge 29/01/2009 n. 2) sono obbligati ad inviare le comunicazioni tramite i servizi telematici dell'INPS e non tramite il "Servizio Informatico C.O." e per tanto si invitano tali utenti a fare riferimento alle sedi INPS e al sito specifico www.inps.it

 

Accentramento

L'accentramento dell'invio consente ai soggetti obbligati e abilitati di scegliere ed utilizzare esclusivamente, ai fini dell'adempimento degli obblighi di legge, un solo Sistema Informativo Regionale per l'invio delle comunicazioni obbligatorie, indipendentemente dal numero di sedi di lavoro gestite a livello nazionale.
È rivolto:

  • ai datori di lavoro con sedi operative ubicate in territori regionali diversi che hanno la possibilità di accentrare l'invio delle comunicazioni presso uno dei servizi informatici ove è ubicata una delle sedi operative di lavoro;

  • ai soggetti abilitati, che possono effettuare tutte le comunicazioni attraverso il servizio informatico regionale ove è ubicata la sede legale del soggetto stesso.

  • Alle agenzie di somministrazione che possono accentrare l'invio delle comunicazioni attraverso un unico servizio informatico regionale, individuato tra quelli dove è ubicata una delle loro sedi operative.

La richiesta di accentramento dovrà essere inoltrata al Ministero del Lavoro, info alla pagina del sito

http://www.cliclavoro.gov.it/Aziende/Adempimenti/Pagine/Comunicazioni-Obbligatorie.aspx

  • sezione Accentramento

 

I soggetti istituzionali interessati alla comunicazione sono:

  • i Centri per l’impiego ove è ubicata la sede di lavoro;

  • i Servizi regionali;

  • le singole Direzioni Provinciali del Lavoro, le Direzioni Regionali del Lavoro e il Ministero del Lavoro nel suo complesso;

  • gli Enti previdenziali e gli Uffici Territoriali di Governo.

 

Cosa deve essere comunicato?

Tutti i soggetti obbligati, sono tenuti a comunicare, direttamente o tramite delega a soggetti abilitati (ad es. consulenti del lavoro):

  • l'instaurazione, la trasformazione, la proroga e la cessazione dei rapporti di lavoro.

  • la modifica della ragione sociale del datore di lavoro

  • il trasferimento d’azienda o di ramo di essa (p. es. per cessione o fusione).

Per i dettagli si faccia riferimento al documento del MLPS “Modelli e regole” vigente.

 

​Tipologie di rapporti di lavoro in obbligo di comunicazione:

​Rapporti subordinati:

  • determinato;

  • indeterminato;

  • apprendistato;

  • intermittente;

  • a domicilio;

  • ripartito (abrogato nel 2015, ma ancora presente in contratti stipulati precedentemente);

  • somministrazione.

 

​Rapporti autonomi o parasubordinati

  • collaborazione coordinata e continuativa Co. Co. Co.;

  • prestazioni erogate in ambito sportivo in forma di Co. Co. Co.;

  • associati in partecipazione con apporto lavorativo;

  • contratto di agenzia e di rappresentanza se il lavoratore non è organizzato con una propria struttura imprenditoriale e fornisce una prestazione coordinata e continuativa prevalentemente personale;

  • socio-lavoratore di cooperativa;

  • prestazioni nel settore dello spettacolo per le quali vige l'obbligo di assicurazione ex E.N.P.A.L.S.;

  • tirocini finalizzati all'inserimento lavorativo (art. 18 L. 26/06/1997 n. 196 o promossi da vari soggetti nell'area delle politiche del lavoro);

  • lavoro o attività socialmente utile/servizio civile;

 

​Tipologie di rapporti di lavoro esclusi dall'obbligo di comunicazione

  • contratti di collaborazione meramente occasionali (art. 2222 del C.C. "contratti d'opera");

  • lavoro occasionale ai sensi dell'art. 54-bis del DL 24 aprile 2017, n. 50;

  • prestazioni dai collaboratori/coadiuvanti famigliari;

  • pubblico impiego con rapporto regolato dalla legge (forze di polizia, personale militare, magistrati, ...);

  • attività di agenti e rappresentanti di commercio costituiti in società o con una propria struttura imprenditoriale;

  • prestazioni lavorative dei componenti di organi di amministrazione e controllo società, collegi e commissioni;

  • praticantato;

  • prestazioni rese nell'ambito del volontariato;

  • prestazioni dei lavoratori agricoli autonomi;

  • le attività rientranti nell'esercizio di una professione intellettuale per la quale è necessaria l'iscrizione in appositi albi professionali;

  • borse di studio che non danno luogo a trattamento previdenziale;

  • tirocini promossi da soggetti ed istituzioni formative all'interno di un percorso formativo (curricolari);

 

Quando vanno trasmesse le comunicazioni?

Per i datori di lavoro privati, il termine per inviare la comunicazione di assunzione scade alle ore 24 del giorno precedente l'inizio del rapporto di lavoro.

Si prevedono quattro ipotesi derogatorie:

  1. assunzione d'urgenza per esigenze produttive: in questo caso il datore di lavoro deve comunicare sinteticamente in via provvisoria, entro il giorno antecedente, l'avvenuta assunzione con i dati a sua disposizione tramite il modello unificato URG (UNIURG) (SIUL COB prevede la possibilità di inviare la comunicazione d’urgenza per esigenze produttive nell’apposita sezione dedicata del programma – da maggio 2021)

Entro i cinque giorni successivi egli dovrà comunicare i dati completi tramite il modulo Unificato Lav (UniLav);

  1. assunzione d’urgenza per mancato funzionamento del servizio informatico: In questo caso è previsto l'invio del modello Unificato URG in forma cartacea al fax server nazionale (848.800.131) fermo restando l’obbligo di invio della comunicazione mediante il modulo Unificato Lav entro il primo giorno utile al ripristino dell’anomalia.

  2. La comunicazione d’urgenza potrà essere inviata via fax anche nel caso non sia possibile per cause di forza maggiore utilizzare l’accesso informatico. L’ipotesi di malfunzionamento può riguardare il servizio informatico al quale il soggetto abilitato è registrato oppure il temporaneo non funzionamento del sistema informatico di quest’ultimo. Nel primo caso l’anomalia dovrà essere attestata dall’amministrazione ricevente (verificare la pagina dedicata sul sito di Regione) mentre nel secondo dovrà essere cura dell’utente interessato documentare le cause del non funzionamento.

  3. assunzione per cause di “forza maggiore”: in questo caso il datore di lavoro può comunicare l'assunzione il primo giorno utile successivo, e, comunque, non oltre il 5° giorno, senza neppure l'obbligo di una preventiva comunicazione sintetica. Ciò in quanto l'evento è di tale natura imprevedibile da rendere non solo improcrastinabile l'assunzione, ma anche impossibile la sua previsione nel giorno precedente. In via esemplificativa (ma non limitativa) sono da ricomprendere:
    • gli eventi naturali catastrofici (incendi, alluvioni, gli uragani; terremoti, ecc.),
    • le ipotesi di assunzione non procrastinabile per sostituzione di lavoratori che comunicano la propria indisponibilità alla prestazione lavorativa il giorno stesso dell'assunzione

  4. assunzione nel settore turistico: nel settore turistico il datore di lavoro che non sia in possesso di uno o più dati anagrafici inerenti al lavoratore può integrare la comunicazione entro il terzo giorno successivo a quello dell’instaurazione del rapporto di lavoro, purché dalla comunicazione preventiva risultino in maniera inequivocabile la tipologia contrattuale e l’identificazione del prestatore di lavoro. Questa comunicazione preventiva va effettuata solo in forma elettronica tramite un link al sito del Ministero del lavoro.

Il termine per comunicare la proroga, la trasformazione e la cessazione del rapporto di lavoro è stabilito entro cinque giorni dall'evento.
La modifica della ragione sociale e il trasferimento di lavoratori da un datore di lavoro ad un altro (ad es. nei casi di cessione di ramo, fusione, incorporazione, ecc.) si comunica tramite il modello Unificato Vardatori entro i 5 giorni dall’evento.
Per gli istituti scolastici privati il termine per inviare le comunicazioni di instaurazione, proroga, trasformazione e cessazione è stabilito entro dieci giorni dall'evento.
Per i contratti di somministrazione, nonché per le comunicazioni della Pubblica Amministrazione (istituti scolastici pubblici compresi) il termine per inviare le comunicazioni di instaurazione, proroga, trasformazione e cessazione scade il 20 del mese successivo.
Per le comunicazioni di assunzione di tirocinante per trasformazione da tirocinio a rapporto di lavoro subordinato nel caso in cui non vi è soluzione di continuità tra tirocinio e ulteriore rapporto di lavoro: modulo UNILAV "trasformazione da tirocinio a rapporto di lavoro subordinato": termine entro 5 giorni.

 

Come vanno fatte le comunicazioni?

La Provincia di Pavia e Regione Lombardia mettono a disposizione l'applicativo web Sintesi e SIUL COB per la trasmissione delle comunicazioni in via telematica.
Il sistema denominato SIUL COB sarà operativo a partire da maggio 2021 e sostituirà gradualmente il sistema attualmente in uso presso le provincie Lombarde (Sintesi).
Tutte le informazioni relative alla compilazione dei singoli moduli di comunicazione si trovano nel documento “Modelli e Regole”
La comunicazione può essere effettuata utilizzando l'applicativo compilando i moduli online previa autenticazione al sistema.
Sintesi e SIUL COB rilasciano immediatamente un’attestazione dell'avvenuta trasmissione, indicante la data e l'ora di invio, nonché il contenuto della comunicazione, nel rispetto della normativa vigente.
Per ogni comunicazione inviata viene rilasciato un codice univoco a livello nazionale che ne consente la puntuale identificazione.
Per autenticarsi sull’applicativo è necessario essere muniti di credenziali valide per accesso forte: dal 2021 l’identità digitale, SPID, sarà la chiave unica d’accesso ai servizi della Pubblica Amministrazione, insieme alla CIE, cioè alla carta d’identità elettronica e alla CNS (Carta Nazionale dei Servizi).
SPID permette ai cittadini di accedere ai servizi online delle Pubbliche Amministrazioni e dei soggetti privati con un’unica Identità Digitale.
Dal 28 febbraio 2021, infatti, tutti i siti della Pubblica amministrazione saranno accessibili attraverso questa modalità di accreditamento, in attuazione del Decreto Semplificazioni del luglio scorso, convertito in legge l’11 settembre.
Il decreto prevede che, entro il 28 febbraio del 2021, si possa accedere ai siti web della pubblica amministrazione esclusivamente tramite il Sistema pubblico di identità digitale (Spid), la Carta d’identità elettronica (Cie) o la Carta nazionale dei servizi (Cns), fermo restando l’utilizzo delle credenziali già rilasciate fino alla loro naturale scadenza e, comunque, non oltre il 30 settembre 2021.

 

Alcune specifiche sui modelli di trasmissione

Unificato Lav

È il modulo mediante il quale tutti i datori di lavoro pubblici e privati, di qualsiasi settore (ad eccezione delle agenzie per il lavoro, relativamente ai rapporti di somministrazione) adempiono all’obbligo di comunicazione dell’assunzione dei lavoratori, della proroga, trasformazione e cessazione dei relativi rapporti di lavoro, direttamente o tramite i soggetti abilitati.

Nel dettaglio, il modulo Unificato Lav consente la gestione delle comunicazioni inerenti:

  • instaurazione di rapporto di lavoro;
  • proroga di rapporto di lavoro;
  • trasformazione di rapporto di lavoro;
  • distacco;
  • trasferimento del lavoratore;
  • cessazione del rapporto di lavoro.

Unificato Somm

È il modulo mediante il quale le agenzie per il lavoro adempiono all’obbligo di comunicazione relativo a tutte le tipologie di rapporti di somministrazione.
Il modulo Unificato Somm consente la gestione delle comunicazioni inerenti:

  1. Inizio del rapporto di lavoro non contestuale alla missione
  2. Inizio contestuale del rapporto di lavoro e della missione
  3. Proroga del rapporto di lavoro o della missione
  4. Trasformazione del rapporto di lavoro
  5. Trasferimento del lavoratore
  6. Cessazione del rapporto di lavoro o della missione

Nel caso in cui venga instaurato un rapporto di lavoro di somministrazione, in assenza di missione, verrà comunicata la sola instaurazione del rapporto di lavoro.
Nel caso in cui intervengono più tipologie di trasformazione del rapporto di lavoro le stesse devono essere comunicate con l’invio di un modulo per ogni tipologia di trasformazione.
La cessazione del rapporto di lavoro in assenza di missione viene comunicata se il rapporto è a tempo indeterminato o, se a termine, qualora la data di cessazione sia antecedente a quella precedentemente comunicata.

Unificato urg

E’ il modulo informatico mediante il quale tutti i datori di lavoro pubblici e privati, di qualsiasi settore, ad eccezione delle agenzie per il lavoro relativamente ai rapporti di somministrazione, adempiono all’obbligo di comunicazione di assunzione dei lavoratori, effettuate in casi di urgenza connesse ad esigenze produttive, fermo restando l’obbligo di invio della comunicazione mediante il modulo Unificato Lav entro il primo giorno utile e comunque non oltre i 5 giorni.
Nel caso di non corretto funzionamento del servizio informatico il modulo Unificato Urg viene utilizzato in forma cartacea per effettuare la comunicazione di assunzione sintetica d’urgenza al fax server messo a disposizione da Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali o dalle Regioni, fermo restando l’obbligo di invio della comunicazione entro il primo giorno utile.

Unificato Vardatori

Il modulo viene utilizzato per le seguenti comunicazioni:

  1. variazione della ragione sociale del datore di lavoro
  2. incorporazione
  3. fusione
  4. usufrutto
  5. cessione ramo d’azienda
  6. cessione di contratto
  7. affitto ramo d’azienda

 

Per la comunicazione di cui al punto 1 vanno compilati esclusivamente i seguenti quadri:

  • Quadro datore di lavoro
  • Quadro variazione ragione sociale
  • Dati invio

Per le comunicazioni relative ai punti 2 – 3 – 4 -5 -6-7 vanno compilati esclusivamente i seguenti quadri:

  • Quadro datore di lavoro
  • Quadro trasferimenti
  • Quadro datore di lavoro precedente
  • Quadro elenco sedi di lavoro interessate
  • Quadro elenco lavoratori interessati
  • Dati invio

​Tipologie di eventi relativi al rapporto di lavoro da non comunicare

  • variazione dell'orario già a tempo parziale;

  • trasferimento temporaneo in altra sede di lavoro;

  • trasferte, anche all'estero;

  • variazione della figura professionale o della qualifica o della mansione;

  • variazione del C.C.N.L applicato;

  • progressioni verticali in caso di rapporto di lavoro con datore di lavoro privato;

  • variazione del codice fiscale del lavoratore: in un rapporto di lavoro in essere, si continua ad usare lo stesso codice fiscale che il lavoratore aveva il giorno dell'assunzione per tutta la durata del rapporto;

  • sospensioni del rapporto di lavoro e rientri da sospensione;

  • aspettativa (anche sindacale);

  • trasferimento per trasloco dell’unica sede di lavoro.